Como hemos comentado en alguna ocasión, un evento tiene tres etapas:
- El pre-evento
- El evento en sí
- El post-evento
Se tiende a pensar que la más importante de ellas es el evento, pero … ¡Error! no es así. Las tres etapas de un evento son igualmente importantes.
Eso es algo que defendemos completamente las empresas de eventos.
¿Por qué?
En el pre-evento está toda la definición, planificación y organización. Hay que tener en cuenta cada detalle, definir varios aspectos y prestar mucha atención a todo.
De esta fase depende en gran parte de que el evento sea un éxito y cumpla su función.
El día o los días en los que se desarrolla, el foco está en la coordinación y observación. Y esto da bastante trabajo porque siempre hay imprevistos de última hora y hay que gestionarlos de la mejor manera posible.
El post-evento suele ser la fase más olvidada. Una vez que el evento acaba, se desmonta todo, despedimos a los asistentes y fin. ¡Otro error!
En el post-evento es cuando debemos alargar el engagement al máximo:
- Conseguir que nos sigan en redes sociales
- Que se suscriban a nuestro blog
- Que compren el producto o servicio que presentamos en el evento
- Que la marca gane posiciones en el top of mind
- Que hayamos conseguido concienciar o un aprendizaje por parte de nuestra audiencia, si ese era el objetivo
- Y no olvidemos el ROI
¿Y cómo conseguimos esto? Pues haciéndoles partícipes durante el evento, consiguiendo que sea lo más interactivo posible, que vivan una experiencia, … Pero también darles acceso a contenido importante del evento y al que solo ellos por ser asistentes pueden acceder.
Es muy importante enviar un mail de agradecimiento por su asistencia, pero también enviarle fotos, vídeos y noticias interesantes sobre el evento.
De la fase del during y la del post hablaremos próximamente. Hoy nos centraremos en el pre-evento.
El Pre-evento
Primero de todo hay que definir qué es lo que queremos conseguir con el evento. Es decir: el objetivo.
Puede haber más de uno, pero no es aconsejable tener más de tres. Si no, será imposible trabajar para todos ellos y lo que ocurrirá finalmente es que no desenfocaremos y no conseguiremos nada.
Es como el público objetivo. Si no defines tu cliente ideal, a ese al cual quieres llegar, llegarás a todos y a ninguno. También tienes que definir el público al cual va dirigido tu evento.
No olvidemos la check list, esa herramienta básica y sin la que ningún event planner (y en general las personas muy organizadas) puede vivir.
Dentro de la check list general, acabarás haciendo muchas otras más específicas, como por ejemplo la check list para que no se te pase nada a la hora de elegir espacio.
Tipo de evento
Una vez está definido el o los objetivos y el público al que va dirigido, tendremos más claro qué tipo de evento es el más adecuado.
Pueden ser externos o internos.
Internos:
- Convención de ventas
- Aniversario
- Team Building
- Viajes de incentivos
- Jornadas de formación
- Etc
Externos:
- Presentaciones de productos
- Inauguración de nuevas instalaciones
- Road Show
- Pop Up
- Etc
Elección de la fecha
Hemos de elegir la fecha del evento y para ello hay que tener muy en cuenta si el clima puede jugar en contra de nuestros intereses.
Es muy importante que no exista ninguna actividad paralela que lo desluzca, como un evento deportivo importante o una feria que atrae una gran asistencia.
Definición del lugar
El lugar o (venue en inglés) es uno de los puntos clave del pre-evento. Si el evento lo permite, elegir un lugar diferente, original y atractivo, resultará muy interesante a los asistentes.
Pero lo más importante no es que sea bonito, sino que cumpla algunos requisitos importantes como:
- Accesibilidad para personas con movilidad reducida
- Aparcamiento o transporte público cercano
- Capacidad
- Comodidad y servicios necesarios para el correcto desarrollo del evento
Además de saber si cumplen con toda la normativa de seguridad, contra incendios, que tienen la licencia para realizar ese tipo de eventos, etc.
Aunque esta vez estamos hablando de un evento profesional, también es aplicable a los eventos particulares.
¡Aviso a wedding planners! Aseguraos de que el lugar elegido para celebrar el banquete tiene licencia para ello, porque si no, podéis tener un serio problema. Os lo digo por experiencia…
Programa de actividades
¿Qué va a pasar en el evento? Los asistentes tiene que saber qué va a ocurrir en cada momento.
Como hemos dicho en numerosas ocasiones, los eventos han de ser lo más interactivos posible y crear una experiencia al asistente.
No servirá solo con que el espacio sea espectacular, la decoración sea genial y el catering sea digno de ganar una estrella Michelín.
Si la gente solo va a comer y a beber, al final se aburrirá. Además seguro que el objetivo del evento no es que la gente coma y beba, sino aquel para el cual has estado trabajando todo este tiempo: ventas, posicionamiento de marca, etc.
¿Habrá alguna conferencia? ¿Algún taller? ¿Una actuación?
Elabora un programa de actividades coherente con el evento que estáis organizando y también atractivo para que resulte interesante para el invitado.
No solo podrá ver el original lugar donde se celebrará y probar la sabrosa comida, sino que además va a realizar actividades que no quiere perderse.
Por supuesto, muy unido al programa de actividades y a la check list, va el timming. El timming es la cronología de todo lo que va a ocurrir. Por ejemplo:
19:00 Apertura de puertas
19:30 Cocktail de bienvenida y discurso del presidente de la compañía
20:00 Formación
Elaboración del presupuesto
Ya os contamos cómo preparar el presupuesto para un evento. Hay que tener presente qué gastos vamos a tener y con qué ingresos contamos o cómo los podemos obtener.
Los gastos pueden ser:
- Alquiler de espacios
- Staff
- Catering
- Iluminación
- Decoración y mobiliario
- Audiovisuales
- Transfers
- Ponentes
- Etc
Además de los recursos propios, las maneras de conseguir ingresos pasan sobre todo por los patrocinios y la venta de entradas, pero también es posible comercializar espacios.
Comunicación y difusión del evento
Un evento necesita un plan de comunicación propio, por pequeño que sea. Si tu público no conoce el evento, es evidente que no asistirá.
Así que tienen que enterarse de que existe y que no puede faltar.
Pensad que dependiendo de nuestro público las técnicas y herramientas empleadas serán diferentes. Si el evento está dirigido a más de un público (que puede ser), tendrás que usar medios diferentes.
Las invitaciones y el mailing siguen siendo recursos muy utilizados.
Plan A, plan B, plan C……Y hasta H si hace falta
En un evento, todo lo que puede salir mal, saldrá mal.
Sí, me diréis que soy una ceniza, pero hay que pensar en TODO.
Por eso hay que plantearse todas esas situaciones que no queremos que pasen ni en nuestras peores pesadillas y tener un plan de actuación preparado para evitar males mayores.
Por ejemplo, si el evento o al menos una parte de él se va a desarrollar al aire libre, hay que tener más de una opción por si llueve.
Tener un plan de evacuación por si se propaga un incendio u ocurre cualquier accidente. O contar con medios sanitarios o enfermería por si a alguien le pasa algo.
De acuerdo, no todo tiene por qué ser catástrofes. Hay otros temas en los que la gente no corre peligro, pero sí la reputación de tu evento.
Por ejemplo la falta de algún ponente importante a última hora o algún fallo técnico.
Igualmente, pueden pasar cosas que por mucho que quieras, no podrás prever, como una manifestación al lado del lugar de celebración del evento.
No podrás hacer nada, pero por eso es tan importante la gestión de las crisis, el estrés y saber cómo solucionar los imprevistos y problemas de última hora.
Para eso está el organizador de eventos o el event planner 🙂
Capacitación y formación del Staff
Una de las últimas cosas que se hacen en el pre-evento, después de repasar 1.000 (o más) que no nos hemos dejado absolutamente nada, es formar al staff que va a colaborar con nosotros durante el evento.
A veces, no tiene por qué ser una formación en sí, sino una simple reunión para saber qué han de hacer o cómo colocar algún elemento.
Es el caso de los técnicos y montadores.
Para las azafatas, informadores, acompañantes o el personal de control de accesos, sí tendrás que realizar una pequeña formación.
Sobretodo si van a utilizar algún tipo de tecnología o aplicación.
Conclusión
El pre-evento es una etapa muy emocionante, pues es cuando se desarrolla toda la creatividad y surgen sinergias muy ricas entre los integrantes del equipo que están planificando el evento.
Hay que parar atención a todos los detalles, a todo lo que se puede necesitar en un momento u otro, pensar en todo lo que podría o no podría ocurrir.
Tu gran aliada será la check list principal y las que derivarán de ella para saber que tienes todo bajo control y no se te pasa absolutamente nada.
Rodearte de un buen equipo, en el que sabes que puedes confiar y apoyarte, es otro punto clave para que el evento sea todo un éxito.
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